Một ví dụ về sử dụng 5WHY

Một trong các phương pháp điều tra nguyên nhân gốc rễ là 5WHY, tức là đặt câu hỏi TẠI SAO? năm lần về vấn đề gặp phải để tìm được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hiện hữu / tiềm ẩn từ đó xác định các hành động ngăn ngừa tái diễn / ngăn ngừa xảy ra.

Phương pháp 5WHY đơn giản có thể minh họa như:

  1. Tại sao [VẤN ĐỀ] đã xảy ra / có thể sẽ xảy ra? --> [TRẢ LỜI 1]
  2. Tại sao [TRẢ LỜI 1] đã xảy ra / có thể sẽ xảy ra? --> [TRẢ LỜI 2]
  3. Tại sao [TRẢ LỜI 2] đã xảy ra / có thể sẽ xảy ra? --> [TRẢ LỜI 3]
  4. Tại sao [TRẢ LỜI 3] đã xảy ra / có thể sẽ xảy ra? --> [TRẢ LỜI 4]
  5. Tại sao [TRẢ LỜI 4] đã xảy ra / có thể sẽ xảy ra? --> [TRẢ LỜI 5]

[TRẢ LỜI 5] được xem là nguyên nhân gốc rễ cần có hành động loại bỏ, ngăn ngừa hoặc giảm thiểu đến mức chấp nhận được.

Về lý thuyết thì đơn giản vậy, nhưng trong thực hành nhiều bạn còn lúng túng trong việc áp dụng 5WHY. Lý do chính của việc áp dụng 5WHY không thành công đó là KHÔNG GIÁM CHỊU TRÁCH NHIỆM 100%, hay nói một cách khác là THIẾU TINH THẦN LÀM CHỦ. Điều này đưa đến tình trạng đổ thừa (tìm nguyên cớ thay vì nguyên nhân).

Hãy xem tình huống: Tại Công ty nọ, một hôm vị Giám đốc xuống xưởng thì thấy công nhân đang ngồi chơi, không tiến hành sản xuất, đây chính là một VẤN ĐỀ đã xảy ra.

Các trường hợp áp dụng 5WHY có thể được áp dụng:

Trường hợp 1: Đích thân vị Giám đốc tiến hành điều tra nguyên nhân.

  1. Vị Giám đốc bắt đầu hỏi Quản đốc: Tại sao công nhân ngồi chơi [VẤN ĐỀ] mà không làm việc? Quản đốc trả lời: Dạ, tại vì máy xay ở công đoạn xay trộn bị hư, đang chờ sửa chữa.
  2. Vị Giám đốc hỏi tiếp: Tại sao [MÁY XAY BỊ HƯ]? Quản đốc ú ớ, nên ông gặp Trưởng phòng Bảo trì để hỏi lại câu này và nhận được câu trả lời như sau: Máy bị BỂ Ổ BI --> KẸT TRỤC --> CHÁY MÔ TƠ.
  3. Vị Giám đốc lại hỏi Trưởng phòng Bảo trì: Tại sao [Ổ BỊ LẠI BỊ BỂ]? Trưởng phòng Bảo trì trả lời: Tại cũ quá rồi, không thay thì nó bể chứ sao?
  4. Lúc này vị Giám đốc bực mình hỏi: Tại sao [KHÔNG THAY THẾ ĐỊNH KỲ]? Trưởng phòng Bảo trì đang loay hoay phụ sửa máy với nhân viên liên trả lời: Có đâu mà thay Sếp, tồn kho đề nghị mấy lần rồi có mua đâu!
  5. Vị Giám đốc bỏ đi về phòng Vật tư, ông liền hỏi: Tại sao [KHÔNG MUA VẬT TƯ TỒN KHO] để bảo trì họ thay định kỳ? Để giờ máy hỏng đột xuất công nhân ngồi chơi? Trưởng phòng Vật tư cho biết: Dạ, em đã đề nghị mấy lần nhưng SẾP CHƯA KÝ!
Trường hợp này NGUYÊN NHÂN GỐC chính là SẾP KHÔNG XEM XÉT PHÊ DUYỆT NGAY CÁC ĐỀ XUẤT MUA VẬT TƯ. Đây chính là trách nhiệm của Giám đốc. Điều này cũng có thể xảy ra với các trường hợp khác.

Trường hợp 2: Giám đốc chỉ đạo Trưởng phòng Bảo trì điều tra nguyên nhân

  1. Trưởng phòng Bảo trì hỏi: Tại sao công nhân ngồi chơi [VẤN ĐỀ] mà không làm việc? Rồi anh ta tự trả lời: Tại vì máy xay ở công đoạn xay trộn bị hư, đang chờ sửa chữa.
  2. Trưởng phòng Bảo trì tiếp tục hỏi: Tại sao [MÁY XAY BỊ HƯ]? Rồi anh ta tự trả lời: Máy bị BỂ Ổ BI --> KẸT TRỤC --> CHÁY MÔ TƠ
  3. Trưởng phòng Bảo trì tiếp tục hỏi: Tại sao [Ổ BỊ LẠI BỊ BỂ]? Rồi anh ta tự trả lời: Tại cũ quá rồi, không thay thì nó bể chứ sao?
  4. Trưởng phòng Bảo trì tiếp tục hỏi: Tại sao [KHÔNG THAY THẾ ĐỊNH KỲ]? Rồi anh ta tự trả lời: Có đâu mà thay Sếp, tồn kho đề nghị mấy lần rồi có mua đâu!
  5. Trưởng phòng Bảo trì tiếp tục hỏi: Tại sao [MÌNH KHÔNG BÁO CÁO GIÁM ĐỐC] về việc này?
Trường hợp này NGUYÊN NHÂN GỐC chính là KHÔNG BÁO CÁO GIÁM ĐỐC VỀ CÁC KHÓ KHĂN VÀ RỦI RO LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG VIỆC. Đây chỉnh là trách nhiệm của Trưởng phòng Bảo trì. Điều này cũng có thể xảy ra với các trường hợp khác.

Trường hợp 3: Giám đốc chỉ đạo Quản đốc điều tra nguyên nhân

  1. Quản đốc hỏi: Tại sao công nhân ngồi chơi [VẤN ĐỀ] mà không làm việc? Rồi anh ta tự trả lời: Tại vì máy xay ở công đoạn xay trộn bị hư, đang chờ sửa chữa.
  2. Quản đốc tiếp tục hỏi: Tại sao [MÁY XAY BỊ HƯ]?, anh ta không biết nên hỏi Trưởng phòng Bảo trì và nhận được câu trả lời: Máy bị BỂ Ổ BI --> KẸT TRỤC --> CHÁY MÔ TƠ.
  3. Quản đốc tiếp tục hỏi: Tại sao [Ổ BỊ LẠI BỊ BỂ]? Trưởng phòng Bảo trì trả lời: Tại cũ quá rồi, không thay thì nó bể chứ sao?
  4. Quản đốc tự hỏi: Tại sao [MÌNH KHÔNG PHÁT HIỆN CÁC DẤU HIỆU BÁO TRƯỚC]? Rồi anh ta tự trả lời: Chưa có các hướng dẫn nhận biết tình trạng bất thường của thiết bị
  5. Quản đốc tiếp tục hỏi: Tại sao [CHƯA CÓ CÁC HƯỚNG DẪN] về việc này? Rồi anh ta tự trả lời: Vì chưa làm việc với bảo trì về các đặc tính cần kiểm soát lúc vận hành thiết bị.
Trường hợp này NGUYÊN NHÂN GỐC chính là CHƯA LÀM VIỆC VỚI BẢO TRÌ VỀ CÁC ĐẶC TÍNH CẦN KIỂM SOÁT LÚC VẬN HÀNH THIẾT BỊ. Đây chính là trách nhiệm của Quản đốc. Điều này cũng có thể xảy ra với các trường hợp khác.

Trường hợp 4: Giám đốc chỉ đạo Trưởng phòng Vật tư điều tra nguyên nhân

  1. Trưởng phòng Vật tư hỏi: Tại sao công nhân ngồi chơi [VẤN ĐỀ] mà không làm việc? Anh ta không biết nên tìm Quản đốc để hỏi và được biết: Tại vì máy xay ở công đoạn xay trộn bị hư, đang chờ sửa chữa.
  2. Trưởng phòng Vật tư tiếp tục hỏi: Tại sao [MÁY XAY BỊ HƯ] anh ta không biết nên tìm Trưởng phòng Bảo trì để hỏi và được biết: Máy bị BỂ Ổ BI --> KẸT TRỤC --> CHÁY MÔ TƠ.
  3. Quản đốc tiếp tục hỏi: Tại sao [Ổ BỊ LẠI BỊ BỂ]? Trưởng phòng Bảo trì trả lời: Tại cũ quá rồi, không thay thì nó bể chứ sao?
  4. Trưởng phòng Vật tư tiếp tục hỏi: Tại sao [KHÔNG THAY THẾ ĐỊNH KỲ]? Và nhận được câu trả lời: Có đâu mà thay, tôi đề nghị mấy lần rồi mà ông có mua đâu
  5. Trưởng phòng Vật tư tự hỏi: Tại sao mình [KHÔNG MUA]? Rồi anh ta tự trả lời: Mình đã đề nghị Sếp nhiều lần nhưng Sếp chưa ký, do mình KHÔNG BÁO CÁO GIÁM ĐỐC VỀ CÁC KHÓ KHĂN VÀ RỦI RO LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG VIỆC.
Trường hợp này NGUYÊN NHÂN GỐC chính là KHÔNG BÁO CÁO GIÁM ĐỐC VỀ CÁC KHÓ KHĂN VÀ RỦI RO LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG VIỆC. Đây chính là trách nhiệm của Trưởng phòng Vật tư. Điều này cũng có thể xảy ra với các trường hợp khác.

Như vậy, tổng hợp cả 04 trường hợp nêu trên có thể thấy được các nguyên nhân chính sau đây:

  1. KHÔNG XEM XÉT PHÊ DUYỆT NGAY CÁC ĐỀ XUẤT MUA VẬT TƯ - Điều này thuộc phạm vi của Giám đốc
  2. KHÔNG BÁO CÁO GIÁM ĐỐC VỀ CÁC KHÓ KHĂN VÀ RỦI RO LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG VIỆC - Điều này thuộc phạm vi trách nhiệm của Trưởng phòng Bảo trì & Trưởng phòng Vật tư.
  3. CHƯA LÀM VIỆC VỚI BẢO TRÌ VỀ CÁC ĐẶC TÍNH CẦN KIỂM SOÁT LÚC VẬN HÀNH THIẾT BỊ - Điều này thuộc phạm vi trách nhiệm của Quản đốc.

Chúc các bạn thành công!

Phạm Xuân tiến

0 comments: